Jak znaleźć księgowość dla oddziału firmy zagranicznej w Warszawie?

Jak znaleźć księgowość dla polskiego oddziału firmy zagranicznej?

Wybierz biuro z doświadczeniem w obsłudze oddziałów, znajomością raportowania grupowego i działające w Warszawie.
Sprawdź, czy biuro łączy lokalną wiedzę z praktyką pracy dla spółek międzynarodowych. Istotne są procesy zamknięcia miesiąca, komunikacja w języku angielskim i dwujęzyczne raporty. Zwróć uwagę na bezpieczeństwo danych oraz ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Zapytaj o referencje branżowe i przykładowe pakiety raportowe. Dobrą wskazówką jest przejrzysty onboarding i możliwość pracy w modelu zdalnym z e-obiegiem dokumentów.

Jak ocenić kompetencje biura księgowego w zakresie przepisów polskich?

Poproś o opis procedur zgodności z ustawą o rachunkowości, VAT i CIT oraz o wzory polityki rachunkowości.
Weryfikuj, czy biuro:

• prowadzi księgi w języku polskim z pełną ścieżką audytu,
• ma doświadczenie w Jednolitym Pliku Kontrolnym i e-sprawozdaniach,
• śledzi zmiany przepisów i publikuje aktualizacje dla klientów,
• posiada kontrolę jakości zapisów i rozrachunków,
• zapewnia reprezentację przed urzędem skarbowym, ZUS i GUS.

Jak zweryfikować doświadczenie w rozliczeniach VAT i CIT?

Zapytaj o obsługę WNT, WDT, importu, eksportu, JPK\_V7 oraz rozliczeń proporcji VAT i transakcji z centralą.
Dopytaj o:

• przygotowanie i składanie VAT-R, JPK_V7M lub JPK_V7K oraz VAT-UE,
• rozliczenia kosztów wspólnych i refakturowania wewnątrz grupy,
• rozpoznawanie stałego miejsca prowadzenia działalności i skutki VAT,
• kalkulację podstawy opodatkowania CIT w Polsce,
• rozliczenia zaliczek na CIT i zamknięcie roczne wraz z notami objaśniającymi.

Jak przygotować dokumenty i rejestracje podatkowe dla oddziału?

Zacznij od przeglądu dokumentów rejestrowych spółki macierzystej oraz wpisu oddziału do KRS, a następnie zaktualizuj dane identyfikacyjne i podatkowe.
Standardowy pakiet obejmuje:

• odpis z rejestru spółki macierzystej z tłumaczeniem,
• decyzję o utworzeniu oddziału i zakres działalności,
• wpis do KRS oraz zgłoszenia NIP,
• rejestrację do VAT przed pierwszą czynnością opodatkowaną,
• zgłoszenia do ZUS, jeśli oddział zatrudnia,
• otwarcie rachunku bankowego i ustalenie pełnomocnictw,
• zgłoszenia statystyczne w GUS, jeśli wymagane.

Jak ustalić zakres usług: księgowość, kadry i raportowanie dla centrali?

Ustal zakres w oparciu o model operacji w Polsce i wymagania grupy. Zdefiniuj zamknięcia, raporty i odpowiedzialności.
W praktyce obejmuje to:

• pełną księgowość według polskich przepisów, plan kont, księgowanie, środki trwałe,
• rozliczenia CIT i VAT, w tym WNT, WDT, import, eksport,
• ewidencję rozrachunków z centralą i podmiotami powiązanymi,
• raporty do centrali w uzgodnionych formatach i walutach,
• kadry i płace, jeśli oddział zatrudnia,

Jak zapewnić zgodność sprawozdań z wymaganiami centrali i MSSF?

Zastosuj mostkowanie między polskim planem kont a planem grupowym, a różnice wykaż w notach i korektach MSSF.
Ustal:

• mapowanie kont i politykę kursową,
• harmonogram zamknięć i terminy dla pakietu konsolidacyjnego,
• zasady rozpoznawania przychodów i ujęcia leasingów,
• wyceny w walutach oraz rozliczenia różnic kursowych,
• uzgodnienia sald między oddziałem a centralą,
• zakres e-sprawozdawczości w Polsce i materiały dla audytu grupowego.

Jak zorganizować obieg dokumentów i komunikację z centralą?

Wdroż e-obieg z akceptacjami, integrację z KSeF zgodnie z aktualnymi wymogami oraz jasne kanały komunikacji dwujęzycznej.
Dobre praktyki to:

• jedna skrzynka na dokumenty i dedykowany zespół po obu stronach,
• matryca ról i odpowiedzialności oraz SLA na odpowiedzi,
• wspólny rejestr zadań i terminów zamknięcia,
• bezpieczna wymiana danych i kontrola wersji,
• reguły dla zaliczek, wydatków i płatności,
• archiwizacja elektroniczna z pełną wyszukiwalnością.

Jak wybrać model współpracy: outsourcing czy zespół wewnętrzny?

Outsourcing daje specjalistów i skalowalność. Zespół wewnętrzny daje kontrolę i bliskość operacji. Decyzję podejmij po analizie ryzyka i kosztów całościowych.
Rozważ:

• liczbę dokumentów i złożoność procesów,
• wymagania raportowe grupy i terminy,
• dostęp do narzędzi i automatyzacji,
• ryzyko kadrowe i ciągłość działania,
• potrzebę reprezentacji przed urzędami w Warszawie,
• możliwość pracy hybrydowej, na systemie klienta lub biura.

Jak rozpocząć współpracę i przekazać dokumenty oddziału?

Przygotuj plan onboardingu, przekazanie sald otwarcia i dostępów oraz wspólne zamknięcie pierwszego miesiąca.
Typowy start obejmuje:

• audyt wstępny ksiąg i podatków oraz listę braków,
• zdefiniowanie planu kont, polityki rachunkowości i obiegu dokumentów,
• import sald, rejestr środków trwałych, rozrachunki,
• konfigurację JPK i formatów raportów dla centrali,
• przekazanie uprawnień bankowych i profili w systemach,
• pilotaż z podwójną kontrolą oraz raport „first close” z wnioskami.